5W2H Analizi Nedir?

Bir toplantıda problem tartışılıyor. Herkes farklı bir şeyden bahsediyor. Biri "makine bozuk" diyor, diğeri "operatör hatası" diyor, bir başkası "malzeme kötü" diyor. Yarım saat geçiyor, ortada hala net bir problem tanımı yok. Tanıdık mı?

Problemleri çözmeden önce onları doğru tanımlamak gerekir. Tanım eksik veya belirsizse, çözüm de öyle olur. İşte 5W2H analizi tam bu noktada devreye girer: yedi basit soruyla bir problemi, bir projeyi veya bir aksiyonu eksiksiz tanımlamanızı sağlar.

5W2H, İngilizce yedi soru kelimesinin baş harflerinden oluşur:

Who -- Kim?
What -- Ne?
When -- Ne Zaman?
Where -- Nerede?
Why -- Neden?
How -- Nasıl?
How Much / How Many -- Ne Kadar / Kaç Adet?

Bu yedi soru, bir konuyu her açıdan ele almanızı zorunlu kılar. Atlanacak bir detay kalmaz. Basittir ama gücü basitliğinden gelir: sizi kapsamlı düşünmeye zorlar.

5W1H ile Farkı

5W2H'nin bir varyasyonu olan 5W1H, "How Much" (Ne Kadar) sorusunu içermez. 5W1H gazetecilikte yaygındır; bir haberi eksiksiz aktarmak için yeterlidir. Ancak iş dünyasında maliyet, miktar ve bütçe kritik olduğu için yedinci soru -- "How Much" -- genellikle vazgeçilmezdir. Bu nedenle kalite yönetimi ve proje planlama alanlarında 5W2H tercih edilir.

Kipling Yöntemi

5W2H'nin kökleri, İngiliz yazar Rudyard Kipling'in 1902 tarihli "Just So Stories" kitabındaki şiirine kadar uzanır:

"I keep six honest serving-men (They taught me all I knew); Their names are What and Why and When And How and Where and Who."

Bu altı dürüst hizmetkar, Kipling'e bildiği her şeyi öğretmiştir. Kalite dünyası bu soruları sistematikleştirmiş, "How Much" ekleyerek 5W2H'yi oluşturmuştur.

5W2H'nin Yedi Sorusu (Detaylı)

Her sorunun iki yönü vardır: bir problemi tanımlarken farklı, bir eylem planlarken farklı sorular sorarsınız. Aşağıda her iki perspektifi bulacaksınız.

Who -- Kim?

Problem tanımlama:

Bu problemi kim yaşıyor? Hangi departman, hangi vardiya, hangi müşteri?
Problemi ilk kim fark etti? Kim raporladı?

Eylem planlama:

Bu aksiyonu kim gerçekleştirecek? Sorumlu kişi kim?
Kim onay verecek? Kim destek sağlayacak?

"Kim" sorusu, sahiplik ve sorumluluk netliği sağlar. Sahipsiz aksiyonlar yapılmaz; sahipsiz problemler çözülmez.

What -- Ne?

Problem tanımlama:

Tam olarak ne oldu? Problem nedir?
Ne gözlemlendi? Beklentiden sapma nedir?

Eylem planlama:

Ne yapılacak? Çıktı ne olacak?
Hedef nedir? Kapsam nedir?

"Ne" sorusu, belirsizliği ortadan kaldırır. "Kalite sorunu var" yerine "Ürün X'te boyut toleransı 0,3 mm dışında" demek, tamamen farklı bir netlik seviyesidir.

When -- Ne Zaman?

Problem tanımlama:

Problem ilk ne zaman ortaya çıktı? Ne sıklıkla tekrarlıyor?
Belirli bir zaman diliminde mi oluşuyor? (Gece vardiyası, hafta sonu, yaz ayları)

Eylem planlama:

Eylem ne zaman başlayacak? Teslim tarihi ne?
Ara kontrol noktaları ne zaman?

Zaman bilgisi, hem problemin örüntüsünü anlamak hem de aksiyonun takip edilebilirliğini sağlamak için kritiktir.

Where -- Nerede?

Problem tanımlama:

Problem nerede yaşanıyor? Hangi hat, makine, istasyon, lokasyon?
Coğrafi veya fiziksel konum: fabrika mı, depo mu, saha mı?

Eylem planlama:

Eylem nerede gerçekleştirilecek?
Hangi tesis, hangi bölüm, hangi sistem üzerinde çalışılacak?

"Nerede" sorusu, problemi lokalize eder. "Üretimde sorun var" ile "Hat 2, İstasyon 5'te sorun var" arasındaki fark, çözüme giden yolu kısaltır.

Why -- Neden?

Problem tanımlama:

Bu problem neden önemli? Etkisi ne?
Neden şimdi ele alınmalı? Aciliyeti nedir?

Eylem planlama:

Bu eylem neden gerekli? Hangi hedefe hizmet ediyor?
Neden bu yöntemi seçiyoruz?

Dikkat: Buradaki "neden" sorusu, kök nedeni bulmak için değil, problemin veya aksiyonun önem ve gerekçesini ortaya koymak içindir. Kök neden analizi ayrı bir adımdır (aşağıda karşılaştırmayı bulacaksınız).

How -- Nasıl?

Problem tanımlama:

Problem nasıl ortaya çıkıyor? Hangi koşullarda oluşuyor?
Nasıl tespit edildi? Hangi kontrol mekanizması yakaladı (veya yakalayamadı)?

Eylem planlama:

Eylem nasıl yapılacak? Hangi yöntem, araç veya prosedür kullanılacak?
Adım adım süreç nedir?

How Much / How Many -- Ne Kadar / Kaç Adet?

Problem tanımlama:

Kaç adet ürün etkilendi? Hata oranı nedir?
Mali etki ne kadar? İsraf, hurda veya garanti maliyeti ne?

Eylem planlama:

Bu aksiyon için bütçe ne kadar? Kaç kaynak (kişi, saat, malzeme) gerekli?
Beklenen tasarruf veya getiri ne kadar?

Bu yedinci soru, 5W2H'yi 5W1H'den ayıran unsurdur. İş dünyasında her kararın bir maliyet ve miktar boyutu vardır; bunu atlamak eksik bir tablo bırakır.

5W2H Nerelerde Kullanılır?

5W2H'nin gücü çok yönlülüğündedir. Aşağıda en yaygın kullanım alanlarını bulacaksınız:

Problem Tanımlama

8D raporunun D2 adımı, problemi net şekilde tanımlamayı gerektirir. 5W2H bu adımın doğal aracıdır. "Problem nedir?" sorusunu yedi alt soruya böler ve muğlaklığı ortadan kaldırır.

Proje Planlama

Yeni bir projeye başlarken 5W2H tablosu doldurmak, proje kapsamını ve hedeflerini netleştirir. Kim yapacak, ne yapacak, ne zaman teslim edecek, bütçe ne kadar -- tüm temel bilgiler tek bir tabloda.

Süreç İyileştirme

Mevcut bir süreci analiz ederken 5W2H, sürecin mevcut durumunu yapılandırılmış şekilde belgelemenizi sağlar. Bu, PDCA döngüsünün Plan aşamasında mevcut durum analizinin temelini oluşturur.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler

CAPA aksiyonlarını detaylandırırken 5W2H formu kullanmak, aksiyonun kim tarafından, ne zaman, nasıl uygulanacağını netleştirir. Böylece aksiyon belirsiz kalmaz, takip edilebilir hale gelir.

Standart İş Talimatı Yazma

Bir iş talimatı veya SOP yazarken 5W2H sorularını kontrol listesi olarak kullanabilirsiniz. İyi bir talimat, bu yedi sorunun hepsine cevap verir: Kim yapacak, ne yapacak, nerede yapacak, nasıl yapacak.

İletişim ve Raporlama

Bilgiyi eksiksiz aktarmak zorlu olabilir. 5W2H, raporlarınızın ve sunumlarınızın hiçbir kritik detayı atlamadığından emin olmanızı sağlar. Özellikle vardiya devir teslimlerinde, olay raporlarında ve yönetim sunumlarında etkilidir.

5W2H Uygulama Örnekleri

Örnek 1: Üretim Problemi Tanımlama

Bir otomotiv yan sanayi fabrikasında montaj hattından gelen şikayetler artıyor. 5W2H ile problemi tanımlayalım:

Soru	Cevap
Kim?	Hat 2 operatörleri, B vardiyasında (gece). Kalite kontrol ekibi problemi fark etti.
Ne?	Tork değerleri spesifikasyon dışı. Bağlantı elemanları yetersiz sıkılmış.
Ne zaman?	Son 2 haftadır, özellikle gece vardiyasında (22:00-06:00).
Nerede?	Montaj İstasyonu #5, Hat 2.
Neden önemli?	Müşteri şikayeti riski, araç güvenliği etkisi, potansiyel geri çağırma.
Nasıl?	Tork tabancası 40 Nm yerine 35 Nm uyguluyor. Kalite kontrol numune testinde tespit edildi.
Ne kadar?	Haftada yaklaşık 120 adet etkilenmiş ürün. Son 2 haftada toplam ~240 adet.

Bu tablo sayesinde problem artık muğlak değil. Herkes aynı şeyi anlıyor. Şimdi kök neden analizine geçilebilir: Tork tabancası neden düşük değer uyguluyor? Kalibrasyon mu bozuk, ayar mı kayık, operatör hatası mı?

Örnek 2: Kaizen Projesi Planlama

Bir ilaç üretim tesisinde hat değişim sürelerini kısaltmak için Kaizen projesi planlanıyor. 5W2H ile planlama:

Soru	Cevap
Kim?	Proje lideri: Üretim Mühendisi. Ekip: 2 operatör, 1 bakım teknisyeni, 1 kalite uzmanı, 1 planlama uzmanı.
Ne?	Dolum hattında hat değişim (changeover) süresini kısaltma. Hedef: mevcut 90 dakikadan 45 dakikaya düşürmek.
Ne zaman?	Başlangıç: 1 Ekim. Analiz: 2 hafta. Pilot uygulama: 3 hafta. Standartlaştırma: 2 hafta. Toplam: 7 hafta.
Nerede?	Dolum Hattı 3, Blok B, Ana üretim tesisi.
Neden?	Hat değişim süresi kayıp zamanın %28'ini oluşturuyor. Kısaltmak, yıllık üretim kapasitesini artıracak.
Nasıl?	SMED (Single Minute Exchange of Die) metodolojisi uygulanacak. Mevcut durum video analizi, iç-dış setup ayrımı, paralel çalışma optimizasyonu.
Ne kadar?	Proje bütçesi: Ekip saatleri + gerekli küçük ekipman yatırımları. Beklenen kazanım: Yıllık ek üretim kapasitesi.

Bu planlama tablosu, projenin kapsamını, sorumluluklarını ve zaman çizelgesini tek bakışta gösterir. Ekipteki herkes ne yapacağını bilir.

5W2H ile 5 Neden Analizi Farkı

Bu iki araç sıkça karıştırılır ama farklı amaçlara hizmet eder.

Özellik	5W2H	5 Neden Analizi
Amaç	Problemi veya eylemi tanımlamak	Kök nedeni bulmak
Soru tipi	Kim, ne, nerede, ne zaman, neden, nasıl, ne kadar	Neden? Neden? Neden? Neden? Neden?
Çıktı	Yapılandırılmış problem tanımı veya aksiyon planı	Kök neden
Ne zaman kullanılır?	Analiz sürecinin başında veya aksiyon planlarken	Problem tanımından sonra, çözümden önce
Derinlik	Geniş (yatay) -- birçok boyutu kapsar	Derin (dikey) -- tek bir zinciri izler

Doğru sıralama: Önce 5W2H ile problemi eksiksiz tanımlayın, sonra 5 Neden analizi veya Balık Kılçığı Diyagramı ile kök nedene inin.

Bu iki araç rakip değil, tamamlayıcıdır. 5W2H "Ne oldu?" sorusunu cevaplayarak zemin hazırlar; 5 Neden "Neden oldu?" sorusunu cevaplayarak çözüme yönlendirir. Problem çözme metodolojileri içinde birlikte kullanıldıklarında en güçlü sonuçları verirler.

Size Uygun Eğitimi Bulun

Bireysel mi yoksa kurumsal mı eğitim arıyorsunuz?

5W2H Formu Nasıl Hazırlanır?

5W2H formu karmaşık olmamalıdır. Aracın değeri basitliğindedir; formu da basit tutun.

Temel Tablo Yapısı

Soru	Cevap	Detay / Açıklama
Who (Kim?)
What (Ne?)
When (Ne Zaman?)
Where (Nerede?)
Why (Neden?)
How (Nasıl?)
How Much (Ne Kadar?)

Bu kadar. Üç sütun: soru, cevap, gerekirse ek detay.

Entegrasyon Önerileri

5W2H formunu bağımsız kullanabilirsiniz, ancak mevcut dokümanlarınıza entegre etmek daha pratiktir:

8D raporu D2 bölümüne 5W2H tablosu ekleyin. Problem tanımı bölümü bu yedi soruyu yanıtlasın.
CAPA formuna aksiyonlar bölümünde 5W2H alanları ekleyin. Her aksiyon için kim, ne, ne zaman, nasıl netleşsin.
Proje başlatma dokümanına (project charter) proje kapsamı bölümünde 5W2H tablosu yerleştirin.
Toplantı tutanaklarında alınan kararları 5W2H formatında kaydedin.

Dijital veya kağıt fark etmez. Bir Excel tablosu, bir Word formu, hatta bir beyaz tahtaya çizilmiş tablo işinizi görür. Önemli olan yedi sorunun sorulması ve cevaplanmasıdır.

Etkili 5W2H Analizi İçin İpuçları

5W2H'yi doldurmak kolaydır. Etkili doldurmak ise biraz disiplin gerektirir. Aşağıdaki ipuçları, analizinizin kalitesini önemli ölçüde artırır:

1. Spesifik Olun

"Üretimde sorun var" yerine "Hat 2, İstasyon 5'te, B vardiyasında sorun var" yazın. Genel ifadeler, genel çözümler doğurur. Spesifik tanımlar, hedefe yönelik çözümler doğurur.

2. Veri Kullanın

"Çok fazla hata var" yerine "Haftada 120 adet hatalı ürün tespit edildi, hata oranı %3,8" yazın. Veri olmadan 5W2H bir tahmin listesine dönüşür. Mümkün olan her yanıtı sayısallaştırın.

3. Nedene Atlamayın

5W2H tanımlama aracıdır, çözme aracı değildir. "Nasıl" sorusunu "problemi nasıl çözeriz?" olarak değil, "problem nasıl ortaya çıkıyor?" olarak anlayın. Neden oluştuğunu ve nasıl çözeceğinizi bulma işini kök neden analizine bırakın.

4. Doğru Kişilerle Doldurun

5W2H'yi masanızda tek başınıza doldurmak yerine, problemi yaşayan veya süreci bilen kişilerle birlikte doldurun. Hat operatörü, bakım teknisyeni, kalite kontrolcü -- probleme en yakın insanlar en doğru bilgiyi verir.

5. Ekiple Gözden Geçirin

Formu doldurduktan sonra ekiple birlikte gözden geçirin: "Atladığımız bir şey var mı? Bu tanım yeterince net mi? Herkes aynı şeyi mi anlıyor?" Bu kontrol, eksik kalan noktaları yakalar.

6. Cevapsız Soru Bırakmayın

Eğer bir soruya cevap veremiyorsanız, bu aslında değerli bir bilgidir: o konuda veri eksikliğiniz var demektir. "Bilinmiyor -- araştırılacak" yazın ve veri toplamayı bir aksiyon olarak not edin. Boş bırakmak yerine bilinçli olarak "henüz bilmiyoruz" demek, daha dürüst ve yönlendirici bir yaklaşımdır.

5W2H ve Diğer Kalite Araçlarıyla İlişki

5W2H, kalite yönetiminde tek başına değil, diğer araçlarla birlikte kullanıldığında en etkili sonucu verir. İşte tipik bir problem çözme akışında 5W2H'nin yeri:

Problem fark edildi -- İlk bildirim veya müşteri şikayeti geldi.
5W2H ile problem tanımlandı -- Ne oldu, kim etkilendi, nerede, ne zaman, ne kadar?
Geçici önlem alındı -- Müşteriye hatalı ürün gitmesi engellendi.
Kök neden analizi yapıldı -- 5 Neden, Balık Kılçığı, FMEA gibi araçlarla neden oluştuğu bulundu.
Düzeltici faaliyet planlandı -- 5W2H tekrar devreye girdi: Aksiyonu kim, ne zaman, nasıl uygulayacak?
Uygulama ve doğrulama -- PDCA döngüsü ile sürekli iyileştirme.

Görüldüğü gibi 5W2H, sürecin hem başında (problem tanımlama) hem de ortasında (aksiyon planlama) kullanılır. Bu çok yönlülük, onu kalite mühendislerinin araç kutusundaki en sık başvurulan araçlardan biri yapar.

İlgili Konular

5W2H'yi derinlemesine öğrendikten sonra, problem çözme ve kalite yönetimi araç setinizi genişletmek için aşağıdaki konulara göz atabilirsiniz:

8D Raporu Nedir? Problem Çözme Metodolojisi -- 5W2H'nin D2 adımında kullanıldığı yapılandırılmış problem çözme yaklaşımı.
5 Neden Analizi Nedir? -- Problem tanımından sonra kök nedene inmek için kullanılan sorgulama tekniği.
PDCA Döngüsü Nedir? -- Sürekli iyileştirme döngüsü ve 5W2H'nin Plan aşamasındaki rolü.
CAPA Nedir? Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler -- Aksiyonların 5W2H ile detaylandırılması.
Kök Neden Analizi Eğitimi -- Kök neden bulma teknikleri ve eğitim programları.
Problem Çözme Yöntemi Örnekleri -- 8D, 5 Neden, PDCA ve diğer tekniklerin pratik uygulamaları.
Pareto Analizi Nedir? -- Problemleri önceliklendirmek için 80/20 kuralı.
FMEA Nedir? -- Olası hata türlerini proaktif olarak analiz etme yöntemi.
Kaizen Nedir? -- Sürekli iyileştirme felsefesi ve uygulama prensipleri.

Sık Sorulan Sorular

5W1H altı sorudan oluşur: Who, What, When, Where, Why, How. 5W2H ise yedinci bir soru ekler: How Much / How Many (Ne Kadar / Kaç Adet). İş dünyasında maliyet ve miktar bilgisi kritik olduğu için 5W2H daha yaygın tercih edilir. Gazetecilikte ve genel iletişimde 5W1H yeterli olabilir.

Doğrudan problem çözme aracı değildir. 5W2H bir **problem tanımlama** ve **planlama** aracıdır. Problemi çözmek için önce onu doğru tanımlamak gerekir; 5W2H bu tanımlama işini yapar. Çözüm için 5 Neden analizi, Balık Kılçığı Diyagramı, [8D metodolojisi](/blog/8d-raporu-nedir) gibi araçlar kullanılır.

Sektör sınırlaması yoktur. Otomotivden ilaç sanayine, gıdadan hizmet sektörüne, yazılımdan lojistiğe kadar her alanda kullanılabilir. Bir problemi veya bir eylemi tanımlamanız gereken her yerde 5W2H işe yarar. [Kalite yönetim sistemleri](/blog/kalite-nedir) çerçevesinde özellikle yaygın olsa da, proje yönetimi, pazarlama kampanyaları ve hatta kişisel planlama gibi alanlarda da kullanılmaktadır.

İdeal olarak, problemi veya süreci en iyi bilen kişiler birlikte doldurmalıdır. Tek bir kişinin doldurması eksik veya yanlı bir tablo çıkarabilir. Farklı fonksiyonlardan (üretim, kalite, bakım, planlama) temsilcilerin katılımıyla yapılan 5W2H, daha kapsamlı ve doğru sonuçlar verir.