SIPOC Diyagramı Nedir?

Bir iyileştirme projesine başlıyorsunuz. Ekip toplandı, herkes heyecanlı. Ama birisi "biz hangi süreci iyileştiriyoruz?" diye sorduğunda masada farklı cevaplar duyuluyorsa, ciddi bir sorun var demektir. Sürecin nerede başladığı, nerede bittiği, kimlerin dahil olduğu konusunda ortak bir anlayış yoksa yapılacak her analiz havada kalır.

SIPOC diyagramı tam da bu sorunu çözmek için geliştirilmiş bir araçtır. Bir sayfada, herkesin anlayabileceği formatta, sürecin bütün resmini ortaya koyar.

SIPOC kısaltması beş İngilizce kelimeden oluşur:

S — Suppliers (Tedarikçiler)
I — Inputs (Girdiler)
P — Process (Süreç)
O — Outputs (Çıktılar)
C — Customers (Müşteriler)

Bu beş bileşen soldan sağa bir tablo halinde dizildiğinde ortaya çıkan görsel, bir sürecin kuş bakışı haritasıdır. Detaylara girmez; bunun yerine büyük resmi gösterir. Sürecin sınırlarını, paydaşlarını ve akış yönünü tek bakışta anlamanızı sağlar.

Six Sigma metodolojisinde SIPOC, DMAIC döngüsünün ilk aşaması olan Define (Tanımlama) fazında kullanılır. Proje ekibi henüz veri toplamaya veya analiz yapmaya başlamadan önce "neyi iyileştireceğiz?" sorusuna net bir cevap vermek için bu araca başvurur.

Ancak SIPOC yalnızca Six Sigma projeleriyle sınırlı değildir. ISO 9001 proses yaklaşımı kapsamında süreç tanımlama, yeni bir iş akışı tasarlama veya mevcut bir sürecin kapsamını belirleme gibi pek çok durumda etkili bir başlangıç noktasıdır. Herhangi bir süreçten bahseden herkesin aynı dili konuşmasını sağlar.

SIPOC'un Beş Bileşeni

SIPOC diyagramını oluşturan beş sütunun her birinin net bir tanımı ve rolü vardır. Bunları tek tek inceleyelim.

Suppliers (Tedarikçiler)

Tedarikçiler, sürecin çalışması için gereken girdileri sağlayan kişi, departman veya kuruluşlardır. "Tedarikçi" kelimesi burada yalnızca dış firma anlamına gelmez. Bir önceki departman, bir yazılım sistemi veya bir çalışan da tedarikçi olabilir.

Örneğin bir sipariş karşılama sürecinde tedarikçiler arasında müşteri (siparişi veren), satın alma departmanı (hammaddeyi temin eden) ve depo (stok bilgisini sağlayan) yer alabilir.

Inputs (Girdiler)

Girdiler, sürecin başlaması ve devam etmesi için ihtiyaç duyulan malzeme, bilgi, veri veya kaynaklardır. Fiziksel bir hammadde olabilir; bir sipariş formu, bir onay belgesi veya bir veri seti de olabilir.

Girdileri belirlerken kendinize "bu süreç çalışmaya başlamak için neye ihtiyaç duyuyor?" sorusunu sorun. Cevaplar girdilerinizdir.

Process (Süreç)

Süreç sütunu, girdilerin çıktılara dönüştürüldüğü adımları içerir. Ancak burada kritik bir kural vardır: SIPOC'ta süreç yalnızca 4 ila 7 üst düzey adımla ifade edilir. Ayrıntılı alt adımlar, karar noktaları veya istisnalar bu tabloda yer almaz.

Bu bilinçli bir tercihtir. SIPOC'un amacı detay değil, büyük resimdir. Detaylı adımlar için akış diyagramları veya VSM gibi araçlar kullanılır.

Outputs (Çıktılar)

Çıktılar, sürecin sonunda üretilen ürün, hizmet, bilgi veya belgelerdir. "Bu süreç tamamlandığında ortaya ne çıkıyor?" sorusunun cevabıdır.

Bir üretim sürecinde çıktı fiziksel bir ürün olabilirken, bir hizmet sürecinde onaylanmış bir başvuru, hazırlanmış bir rapor veya teslim edilmiş bir eğitim olabilir.

Customers (Müşteriler)

Müşteriler, çıktıları alan kişi, departman veya kuruluşlardır. Tıpkı tedarikçilerde olduğu gibi, burada da yalnızca dış müşteriden söz edilmez. Bir sonraki departman, sürecin çıktısını kullanan başka bir ekip veya bir düzenleyici kurum da müşteridir.

İç müşterileri gözden kaçırmak sık yapılan bir hatadır. Bir montaj hattında üretilen parça, bir sonraki istasyonun girdisidir. O istasyon sizin iç müşterinizdir ve beklentileri dış müşteri kadar önemlidir.

SIPOC Diyagramı Nasıl Hazırlanır? (Adım Adım)

SIPOC hazırlarken çoğu kişi doğal olarak soldan sağa, yani tedarikçilerden başlamak ister. Ancak deneyimli uygulayıcılar ortadan, yani süreçten (P) başlamayı önerir. Bunun nedeni basittir: Süreci netleştirmeden girdileri ve tedarikçileri doğru belirleyemezsiniz. İşte adım adım yaklaşım:

Adım 1: Süreci Adlandırın

Hangi süreci tanımlayacağınıza karar verin ve kısa, net bir isim verin. "Sipariş Karşılama Süreci", "Numune Analiz Süreci", "İşe Alım Süreci" gibi. Başlangıç ve bitiş noktalarını da bu aşamada belirleyin — süreç nerede başlıyor, nerede bitiyor?

Adım 2: Process — Üst Düzey Adımları Belirleyin

Süreci 4 ila 7 üst düzey adımla tanımlayın. Her adım bir fiil ile başlamalıdır: "Siparişi al", "Malzemeyi temin et", "Ürünü üret", "Kalite kontrolü yap", "Sevkiyatı gerçekleştir" gibi.

Bu adımlarda detaya girmeyin. "Kalite kontrolü yap" yeterlidir; "Görsel kontrol yap, ardından boyut ölçümü al, sonucu sisteme gir" düzeyinde ayrıntı SIPOC'un işi değildir.

Adım 3: Outputs — Çıktıları Listeleyin

Süreç tamamlandığında ne üretiliyor? Fiziksel ürünler, belgeler, raporlar, onaylar, veriler... Tamamını listeleyin. Genellikle bir sürecin birden fazla çıktısı olur.

Adım 4: Customers — Çıktıları Kim Alıyor?

Her çıktı için sorun: "Bunu kim alıyor? Kim kullanıyor?" Hem iç hem dış müşterileri yazın. Bir çıktının birden fazla müşterisi olabilir.

Adım 5: Inputs — Girdileri Belirleyin

Şimdi geriye dönün. Sürecin çalışması için ne gerekiyor? Hangi malzeme, bilgi veya kaynak olmadan süreç başlayamaz? Bunları listeleyin.

Adım 6: Suppliers — Girdileri Kim Sağlıyor?

Her girdi için tedarikçiyi belirleyin. Hammadde tedarikçisi, bilgi sağlayan departman, veri üreten sistem — hepsini yazın.

Bu altı adımı tamamladığınızda elinizde tek sayfalık, anlaşılır bir süreç haritası olacak. Bunu ekiple paylaşın, geri bildirim alın ve gerekirse revize edin.

SIPOC Uygulama Örnekleri

Teoriyi pratiğe dönüştürmek için üç farklı sektörden örnek inceleyelim.

Örnek 1: Üretimde Sipariş Karşılama Süreci

Suppliers	Inputs	Process	Outputs	Customers
Müşteri	Sipariş bilgisi	1. Siparişi al ve onayla	Tamamlanmış ürün	Son kullanıcı (müşteri)
Hammadde tedarikçisi	Hammadde	2. Malzemeyi temin et	Sevkiyat belgesi	Lojistik firması
Depo	Stok bilgisi	3. Üretimi gerçekleştir	Kalite raporu	Kalite departmanı
Planlama departmanı	Üretim planı	4. Kalite kontrolü yap	Fatura	Muhasebe departmanı
Kalite departmanı	Kalite standartları	5. Paketle ve sevk et	Müşteri memnuniyet verisi	Satış departmanı

Bu tablo, sipariş karşılama sürecinin tüm paydaşlarını ve akışını tek bakışta gösteriyor. Sürecin nerede başladığı (sipariş alma) ve nerede bittiği (sevkiyat) açıkça belli.

Örnek 2: Laboratuvarda Numune Analiz Süreci

Suppliers	Inputs	Process	Outputs	Customers
Üretim hattı	Numune	1. Numuneyi teslim al ve kaydet	Analiz raporu	Üretim departmanı
Satın alma	Kimyasal ve sarf malzeme	2. Numune hazırlığı yap	Uygunluk/uygunsuzluk kararı	Kalite güvence
IT departmanı	LIMS (laboratuvar bilgi sistemi)	3. Analizi gerçekleştir	Kalibrasyon kayıtları	Denetim ekibi
Kalibrasyon birimi	Kalibre edilmiş cihazlar	4. Sonuçları değerlendir	Trend verileri	Yönetim
Kalite güvence	Analiz prosedürleri (SOP)	5. Raporu hazırla ve onayla	Arşiv kayıtları	Düzenleyici kurumlar

Laboratuvar sürecinde iç müşterilerin (üretim, kalite güvence, yönetim) ve dış müşterilerin (düzenleyici kurumlar) bir arada yer aldığına dikkat edin. SIPOC bu ayrımı net bir şekilde görselleştirir.

Örnek 3: İnsan Kaynaklarında İşe Alım Süreci

Suppliers	Inputs	Process	Outputs	Customers
İlgili departman yöneticisi	Personel talep formu	1. Pozisyonu tanımla ve ilan ver	İşe alım kararı	İşe alınan çalışan
İK bilgi sistemi	Yetkinlik kriterleri	2. Başvuruları topla ve ön eleme yap	İş sözleşmesi	İlgili departman
Kariyer platformları	Aday başvuruları	3. Mülakatları gerçekleştir	Oryantasyon planı	İK departmanı (özlük)
Referans kaynakları	Referans bilgileri	4. Değerlendirme ve teklif sun	Reddedilen aday bildirimi	Reddedilen adaylar
Hukuk departmanı	Yasal gereksinimler	5. İşe başlatma ve oryantasyon	Personel dosyası	Üst yönetim

Bu örnek, SIPOC'un yalnızca üretim süreçleriyle sınırlı olmadığını gösteriyor. Hizmet süreçleri, idari süreçler ve destek süreçlerinde de aynı yapı geçerli.

SIPOC Ne Zaman Kullanılır?

SIPOC diyagramı aşağıdaki durumlarda en çok fayda sağlar:

Six Sigma projesi başlangıcında: DMAIC döngüsünün Define aşamasında sürecin kapsamını belirlemek için kullanılır. Proje ekibi, neyi iyileştireceği konusunda ortak bir anlayışa ulaşır.

Yeni bir süreç tasarlanırken: Sıfırdan bir süreç oluşturuyorsanız, önce SIPOC ile büyük resmi çizin. Detaylara inmeden önce paydaşların, girdilerin ve çıktıların doğru belirlendiğinden emin olun.

Mevcut süreç iyileştirilmeden önce: Bir süreci iyileştirmeye başlamadan önce mevcut durumun fotoğrafını çekmek gerekir. SIPOC bu fotoğrafın en hızlı ve en anlaşılır versiyonudur.

ISO 9001 proses yaklaşımı kapsamında: ISO 9001:2015, organizasyonların süreçlerini tanımlamasını ve süreç etkileşimlerini belirlemesini gerektirir. SIPOC, bu gereksinimi karşılamanın pratik bir yoludur.

Ekip üyelerinin ortak anlayışa ulaşması gerektiğinde: Farklı departmanlardan gelen kişiler aynı süreç hakkında farklı varsayımlara sahip olabilir. SIPOC, herkesi aynı sayfaya getirir. Kelimenin tam anlamıyla tek sayfa.

Size Uygun Eğitimi Bulun

Bireysel mi yoksa kurumsal mı eğitim arıyorsunuz?

SIPOC vs Akış Diyagramı vs VSM

Süreç haritalama için birden fazla araç vardır ve hangisinin ne zaman kullanılacağını bilmek önemlidir. İşte üç temel aracın karşılaştırması:

Kriter	SIPOC	Akış Diyagramı	VSM
Detay seviyesi	Üst düzey (kuş bakışı)	Orta-yüksek (adım detayı)	Çok yüksek (zaman, stok, akış)
Hazırlama süresi	30-60 dakika	Birkaç saat - birkaç gün	Birkaç gün - birkaç hafta
Sayfa sayısı	1 sayfa	1-5+ sayfa	1-3 büyük format
Karar noktaları	Gösterilmez	Gösterilir	Kısmen gösterilir
Zaman bilgisi	Yoktur	Opsiyonel	Temel bileşen (C/T, L/T)
Stok bilgisi	Yoktur	Yoktur	Temel bileşen
Paydaş bilgisi	Temel bileşen (S ve C)	Sınırlı	Sınırlı
Kullanım amacı	Kapsam belirleme, hizalama	Detaylı süreç analizi	Değer akışı ve israf analizi

Bu araçlar birbirinin rakibi değil, tamamlayıcısıdır. Doğru yaklaşım genellikle şöyle ilerler:

Önce SIPOC ile büyük resmi çizin ve kapsamı belirleyin.
Sonra akış diyagramı ile sürecin detaylı adımlarını, karar noktalarını ve dallanmaları haritalayın.
Gerekirse VSM ile zaman, stok ve bilgi akışını dahil ederek israf noktalarını tespit edin.

Her proje için üçüne de ihtiyaç duymayabilirsiniz. Basit süreçlerde SIPOC ve akış diyagramı yeterli olabilir. Karmaşık üretim hatlarında ise VSM'e kadar gitmek gerekebilir.

SIPOC Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

SIPOC basit bir araç gibi görünse de, etkili bir SIPOC hazırlamak bazı ilkelere dikkat etmeyi gerektirir.

Detaya boğulmayın. Bu en sık yapılan hatadır. Süreç sütununda 15-20 adım yazmak SIPOC'un amacını ortadan kaldırır. 4-7 adım sınırını koruyun. Daha fazla detay gerekiyorsa, bu iş akış diyagramına aittir.

Süreç adımlarını fiil ile başlatın. "Sipariş", "Malzeme", "Kontrol" gibi isimler yerine "Siparişi al", "Malzemeyi temin et", "Kontrolü gerçekleştir" gibi eylem ifadeleri kullanın. Bu, adımların ne olduğunu daha net anlatır.

İç müşterileri unutmayın. Müşteri sütununa yalnızca son kullanıcıyı yazmak eksik bir SIPOC oluşturur. Sürecin çıktılarını alan bir sonraki departman, yönetim veya düzenleyici kurum da müşteridir.

Paydaşlarla doğrulayın. SIPOC'u masanızda tek başınıza hazırlamayın. Sürece dahil olan kişilerle birlikte çalışın veya taslağı onlara göstererek doğrulatın. Aksi halde eksik veya yanlış varsayımlarla ilerlersiniz.

Yaşayan bir belge olarak kullanın. SIPOC bir kez hazırlanıp dosyalanan bir belge olmamalıdır. Süreç değiştikçe, yeni tedarikçiler eklendikçe veya müşteri beklentileri değiştikçe güncellenmelidir.

Başlangıç ve bitiş noktalarını net belirleyin. Sürecin nerede başladığı ve nerede bittiği konusunda ekipte mutabakat sağlayın. Bu, kapsamın kontrolsüz genişlemesini (scope creep) önler.

İlgili Konular

SIPOC diyagramını daha etkin kullanabilmek ve süreç yönetimi yetkinliklerinizi geliştirmek için aşağıdaki konulara da göz atmanızı öneririz:

Six Sigma Nedir? — SIPOC'un en yaygın kullanıldığı metodoloji olan Six Sigma ve DMAIC döngüsü hakkında kapsamlı rehber.
Proses Nedir? — Süreç kavramının temelleri, süreç türleri ve süreç yönetimi yaklaşımları.
VSM Nedir? — SIPOC'tan sonraki adım olarak değer akış haritalama ve yalın üretim araçları.
ISO 9001 Nedir? — Proses yaklaşımı gerektiren kalite yönetim sistemi standardı.
Pareto Analizi Nedir? — Six Sigma araç setinde SIPOC ile birlikte kullanılan temel analiz tekniği.
Toplam Kalite Yönetimi Nedir? — Süreç odaklı kalite yönetim felsefesinin genel çerçevesi.
Problem Çözme Yöntemleri — SIPOC ile tanımlanan süreçlerdeki problemleri çözmek için kullanılan yapısal yöntemler.

Sık Sorulan Sorular

COPIS, SIPOC'un tersten okunmuş halidir ve müşteriden (C) başlayarak geriye doğru ilerler. Mantık aynıdır; sadece bakış açısı değişir. COPIS, müşteri odaklı bir yaklaşım benimsemek istediğinizde tercih edilebilir. Ancak pratikte SIPOC çok daha yaygın kullanılır ve araçlar arasında bir üstünlük farkı yoktur.

Hayır. SIPOC'un en güzel yanlarından biri basitliğidir. Bir beyaz tahta, bir flip chart kağıdı veya basit bir Excel tablosu yeterlidir. Elbette Visio, Lucidchart veya Miro gibi araçlar kullanılabilir, ancak bunlar zorunlu değildir. Önemli olan yazılım değil, doğru kişilerin bir araya gelerek süreci birlikte tanımlamasıdır.

Kesinlikle hayır. SIPOC her tür süreçte kullanılabilir: üretim, hizmet, idari, sağlık, eğitim, finans, IT... Yukarıdaki İK işe alım örneğinde gördüğünüz gibi, girdisi ve çıktısı olan her süreç SIPOC ile tanımlanabilir. Hatta kişisel süreçlerinizi bile SIPOC ile haritalayabilirsiniz.

Deneyimli bir ekiple çalışıyorsanız ve süreç iyi biliniyorsa, 30 ila 60 dakika yeterlidir. Karmaşık süreçlerde veya farklı departmanların görüşlerinin alınması gerektiğinde birkaç saat sürebilir. Ancak bu süre, sonradan yaşanacak kapsam belirsizliklerini ve iletişim sorunlarını düşününce oldukça kısa bir yatırımdır.