Kontrol Çizelgesi (Check Sheet) Nedir?
Kalite problemleriyle mücadele ederken en sık yapılan hata, verilere dayanmadan karar almaktır. "Bu hata çok oluyor" denir ama "ne kadar çok" sorusunun cevabı belirsizdir. "Şu makine sürekli arıza yapıyor" denir ama arızanın sıklığı, türü ve zamanı kayıt altında değildir. İşte kontrol çizelgesi -- ya da yaygın adıyla çetele tablosu -- tam da bu boşluğu doldurmak için tasarlanmış bir veri toplama aracıdır.
Kontrol çizelgesi (İngilizce: check sheet), belirli bir süreçte veya uygulamada verilerin sistematik ve düzenli bir şekilde toplanmasını sağlayan yapılandırılmış bir formdur. Kaoru Ishikawa tarafından tanımlanan 7 temel kalite aracının ilki ve en temeli olarak kabul edilir. Diğer kalite araçlarının -- Pareto analizi, histogram, kontrol diyagramı, balık kılçığı diyagramı -- hepsinin işlev görmesi için önce veriye ihtiyaç vardır. Ve bu veriyi toplama işinin başladığı yer, kontrol çizelgesidir.
Kontrol çizelgesini sıradan bir not kağıdı ya da boş bir Excel tablosundan ayıran şey, amaca yönelik tasarlanmış olmasıdır. Neyin, ne zaman, nerede, kim tarafından ve nasıl kaydedileceği önceden belirlenmiştir. Bu yapılandırılmış yaklaşım sayesinde toplanan veri tutarlı, analiz edilebilir ve karşılaştırmaya açıktır.
Kontrol Çizelgesi Ne İşe Yarar?
Kontrol çizelgesi basit bir form gibi görünse de arkasında güçlü bir analiz altyapısı taşır. Peki tam olarak ne işe yarar?
Veri Toplamayı Sistematik Hale Getirir
Herkes aynı formatı kullanarak veri kaydeder. Farklı operatörler, farklı vardiyalar, farklı günler -- hepsi aynı yapıda kayıt tutar. Bu tutarlılık, toplanan verinin güvenilirliğini doğrudan etkiler. Yapılandırılmamış veri toplama ise "herkes kendince not alır" durumuna yol açar ve analiz aşamasında ciddi sorunlar çıkarır.
Gerçek Zamanlı Kayıt Sağlar
Kontrol çizelgesi, olay gerçekleştiği anda kayıt yapılmasını kolaylaştırır. Bir hata görüldüğünde, bir ölçüm alındığında veya bir kontrol noktası denetlendiğinde anında işaretleme yapılır. Bu, hafızaya dayalı raporlamanın yol açtığı hataları ortadan kaldırır.
Diğer Kalite Araçlarına Girdi Oluşturur
Kontrol çizelgesiyle toplanan veriler, diğer 7 temel kalite aracının hammaddesidir. Hata türü ve sıklıkları Pareto analizine beslenir. Ölçüm verileri histograma dönüştürülür. Zaman serisi verileri kontrol diyagramlarına aktarılır. Kontrol çizelgesi olmadan bu araçların hiçbiri çalışamaz.
Karar Almayı Veriye Dayalı Hale Getirir
"Hissiyata göre" değil, "veriye göre" karar almak, kalite yönetiminin temelidir. Kontrol çizelgesi bu dönüşümün ilk adımını atar. Hangi hata en sık oluşuyor? Hangi vardiyada problem artıyor? Hangi makinede sapma var? Bu soruların cevabı kontrol çizelgesindedir.
Kontrol Çizelgesi Türleri
Her veri toplama ihtiyacı aynı değildir. Farklı amaçlar için farklı kontrol çizelgesi türleri geliştirilmiştir. İşte en yaygın dördü:
Hata Türü Kayıt Çizelgesi
En yaygın kullanılan türdür. Belirli bir dönemde hangi hata türlerinin kaç kez meydana geldiğini kayıt altına alır. Her hata oluştuğunda ilgili satıra bir işaret (çetele) konur. Dönem sonunda işaretler sayılarak hataların frekans dağılımı elde edilir.
Bu tür çizelge, doğrudan Pareto analizi için girdi sağlar. En sık oluşan hata türleri büyükten küçüğe sıralanarak kaynakların öncelikli alanlara yönlendirilmesi sağlanır.
| Hata Türü | Pazartesi | Salı | Çarşamba | Perşembe | Cuma | Toplam |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Yüzey çizigi | IIII II | IIII | IIII III | IIII I | IIII | 27 |
| Boyut sapması | III | IIII I | II | IIII | III | 17 |
| Renk farkı | II | I | III | II | I | 9 |
| Çapak | IIII | III | IIII | II | IIII I | 18 |
| Montaj hatası | I | II | I | III | II | 9 |
| Toplam | 16 | 15 | 18 | 16 | 15 | 80 |
Yukarıdaki tabloda bir haftalık üretim hataları görülmektedir. Sadece bu tabloya bakarak bile "yüzey çizigi" hatasının en sık meydana gelen problem olduğu açıkça anlaşılır. Bu veri, bir Pareto diyagramı çizildiğinde önceliklendirme için temel oluşturur.
Hata Lokasyonu Çizelgesi
Bazı hatalarda "ne olduğu" kadar "nerede olduğu" da önemlidir. Hata lokasyonu çizelgesi, bir ürün veya parçanın şematik çizimi üzerinde hataların görüldüğü noktaların işaretlenmesiyle oluşturulur. Bu yönteme "konsantrasyon diyagramı" veya "defect location diagram" da denir.
Örneğin bir otomobil panelinde boya hataları inceleniyorsa, panelin çizimi üzerinde her hata noktasına bir işaret konur. Zamanla belirli bölgelerde yoğunlaşma olup olmadığı görülebilir. Eğer hatalar sürekli aynı bölgede yoğunlaşıyorsa, bu bölgeye özgü bir proses sorunu (yanlış açı, yetersiz kaplama, taşıma hasarı vb.) olduğu anlaşılır.
Bu tür çizelge, kök neden analizini doğrudan yönlendirir. Rastgele dağılan hatalar farklı bir nedene, belirli bir bölgede yoğunlaşan hatalar ise spesifik bir nedene işaret eder.
Frekans Dağılım Çizelgesi
Ölçüm verilerinin hangi aralığa düştüğünü kaydetmek için kullanılır. Sürekli verileri (uzunluk, ağırlık, sıcaklık vb.) belirli sınıf aralıklarına böler ve her ölçüm alındığında ilgili aralığa bir işaret konur. Sonuçta elde edilen veri, doğrudan bir histogram oluşturmaya hazırdır.
| Ölçüm Aralığı (mm) | Çetele | Frekans |
|---|---|---|
| 9.90 - 9.92 | II | 2 |
| 9.93 - 9.95 | IIII I | 6 |
| 9.96 - 9.98 | IIII IIII III | 13 |
| 9.99 - 10.01 | IIII IIII IIII IIII II | 22 |
| 10.02 - 10.04 | IIII IIII IIII | 14 |
| 10.05 - 10.07 | IIII II | 7 |
| 10.08 - 10.10 | III | 3 |
Bu tabloda bir milin çap ölçümlerinin dağılımı görülmektedir. Hedef değer 10.00 mm civarındadır ve verilerin bu değer etrafında yoğunlaştığı açıkça görülür. Bu çizelge doğrudan histograma dönüştürülerek dağılım şekli görselleştirilir.
Kontrol/Doğrulama Çizelgesi
Bu tür çizelge, yapılması gereken işlemlerin veya kontrol noktalarının tamamlanıp tamamlanmadığını doğrulamak için kullanılır. Checklist (kontrol listesi) olarak da bilinir. Veri toplama amacı taşımasından ziyade, süreç uygunluğunu ve adım atlamalarını önlemek için tasarlanmıştır.
Denetim öncesi hazırlık listeleri, ürün sevkiyat kontrolleri, makine başlangıç kontrolleri, temizlik ve hijyen doğrulama listeleri bu kategoriye girer. Kontrol planı kapsamında tanımlanan kontrol noktaları da genellikle bu formatta sahada uygulanır.
Kontrol Çizelgesi Nasıl Hazırlanır?
Etkili bir kontrol çizelgesi hazırlamak, sadece tablo çizmekten ibaret değildir. Aşağıdaki yedi adım, amaca uygun ve kullanılabilir bir çizelge tasarlamanızı sağlar.
Adım 1: Amacı Belirleyin
Hangi veriyi, neden topluyorsunuz? "Hata türlerini saymak", "ölçüm dağılımını görmek", "denetim adımlarını doğrulamak" gibi net bir amaç tanımlayın. Amaç belirsizse, çizelge de belirsiz olur ve toplanan veri işe yaramaz.
Adım 2: Toplanacak Verileri Tanımlayın
Hangi bilgiler kaydedilecek? Hata türü, ölçüm değeri, tarih, vardiya, makine numarası, operatör adı gibi bilgilerin hangilerinin gerekli olduğunu belirleyin. Çok fazla bilgi toplama çabasına düşmeyin -- amaçla ilgili olanları seçin.
Adım 3: Veri Toplama Dönemini ve Sıklığını Belirleyin
Veriler ne kadar süre boyunca toplanacak? Her saat başı mı, her vardiyada mı, her gün mü? Dönem ve sıklık, amaçla orantılı olmalıdır. Çok kısa dönemler yeterli veri sağlamayabilir; çok uzun dönemler ise koşullardaki değişiklikleri maskeleyebilir.
Adım 4: Çizelgeyi Tasarlayın
Formu çizin. Satırlar, sütunlar, başlıklar ve işaret alanları net ve okunaklı olmalıdır. Kullanıcının doldururken düşünmesine gerek kalmamalı -- bir bakışta ne yapacağını anlamalıdır. Basit tutun; karmaşık formlar sahada kullanılmaz.
Adım 5: Pilot Uygulama Yapın
Çizelgeyi bir-iki gün boyunca deneme amaçlı kullandırın. Kullanıcılardan geri bildirim alın. Anlaşılmayan, gereksiz veya eksik bulunan alanlar var mı? Pilot uygulama, asıl veri toplama başlamadan önce sorunları yakalamanızı sağlar.
Adım 6: Veri Toplamayı Başlatın
Pilot sonrası gerekli revizyonları yapıp nihai formu dağıtın. Tüm kullanıcılara nasıl dolduracaklarını anlatın. Örnek doldurulmuş bir form göstermek, sözlü açıklamadan çok daha etkilidir.
Adım 7: Verileri Analiz Edin ve Değerlendirin
Toplanan verileri düzenli aralıklarla analiz edin. Kontrol çizelgesi tek başına bir sonuç üretmez -- onu diğer kalite araçlarına besleyerek anlamlı sonuçlar elde edersiniz. Hata sıklıkları Pareto diyagramına, ölçüm verileri histograma, zaman serisi verileri kontrol diyagramına aktarılır.
Kontrol Çizelgesi Örnekleri
Aşağıda farklı sektörler ve amaçlar için hazırlanmış üç kapsamlı örnek bulunmaktadır. Bu örnekler, kendi çizelgenizi tasarlarken referans olarak kullanılabilir.
Örnek 1: Üretim Hata Kayıt Formu
Bu form, bir plastik enjeksiyon hattında bir hafta boyunca oluşan hata türlerini ve miktarlarını kaydetmek için tasarlanmıştır.
Hat: Enjeksiyon Hattı - 3 Dönem: 13-17 Ocak Sorumlu: Kalite Teknisyeni - A. Yılmaz
| Hata Türü | Pzt | Sal | Çar | Per | Cum | Toplam | Oran (%) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Çapak | IIII III | IIII II | IIII IIII | IIII | IIII I | 32 | 29.4 |
| Eksik dolum | IIII | IIII I | III | IIII II | IIII | 22 | 20.2 |
| Çökme izi | IIII I | III | IIII | IIII I | III | 20 | 18.3 |
| Yanma izi | III | II | IIII | III | II | 14 | 12.8 |
| Çatlak | II | III | II | IIII | III | 14 | 12.8 |
| Renk farkı | I | II | I | I | II | 7 | 6.4 |
| Toplam | 23 | 21 | 27 | 23 | 15 | 109 | 100 |
Bu veriye dayanarak bir Pareto analizi yapıldığında, çapak ve eksik dolum hataları toplam hataların neredeyse yüzde 50'sini oluşturduğu görülür. İyileştirme kaynakları önce bu iki hata türüne yönlendirilmelidir.
Örnek 2: Denetim Kontrol Listesi
Bu liste, ISO 9001 iç denetim öncesinde denetlenecek alanın hazırlığını doğrulamak için kullanılır.
Denetim Tarihi: 20 Ocak Denetlenen Birim: Üretim Bölümü Denetçi: B. Kaya
| No | Kontrol Noktası | Uygun | Uygun Değil | Açıklama |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kalite politikası görünür yerde asılmış mı? | X | ||
| 2 | Proses akış şemaları güncel mi? | X | ||
| 3 | İş talimatları erişim noktalarında mevcut mu? | X | Hat 2'de eksik | |
| 4 | Kalibrasyon etiketleri güncel mi? | X | ||
| 5 | Uygunsuz ürün alanı tanımlı ve işaretli mi? | X | ||
| 6 | Eğitim kayıtları tamamlanmış mı? | X | 2 personel eksik | |
| 7 | DÖF kayıtları takip ediliyor mu? | X | ||
| 8 | Ortam koşulları izleniyor mu? | X | ||
| 9 | Kayıt formları eksiksiz dolduruluyor mu? | X | ||
| 10 | Acil durum prosedürü bilinir durumda mı? | X |
Bu tür bir kontrol listesi, denetim sırasında herhangi bir adımın atlanmasını önler ve bulguların sistematik biçimde dokümantasyonunu sağlar.
Örnek 3: Günlük Proses Kontrol Çizelgesi
Bu çizelge, bir CNC tezgahında üretilen parçaların kritik ölçüm değerlerini günlük olarak kayıt altına almak için kullanılır.
Tezgah: CNC-07 Parça No: MK-4521 Hedef Ölçüm: 25.00 mm (Tolerans: +/- 0.05 mm) Dönem: 20 Ocak
| Saat | Ölçüm 1 | Ölçüm 2 | Ölçüm 3 | Ölçüm 4 | Ölçüm 5 | Ort. | Kontrol Eden |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 08:00 | 25.01 | 24.99 | 25.02 | 25.00 | 24.98 | 25.00 | M. Demir |
| 10:00 | 25.02 | 25.01 | 25.03 | 25.01 | 25.00 | 25.01 | M. Demir |
| 12:00 | 25.00 | 24.98 | 25.01 | 25.02 | 24.99 | 25.00 | A. Çelik |
| 14:00 | 25.03 | 25.02 | 25.04 | 25.03 | 25.01 | 25.03 | A. Çelik |
| 16:00 | 25.01 | 25.00 | 25.02 | 25.01 | 25.00 | 25.01 | M. Demir |
Bu çizelge, SPC (İstatistiksel Proses Kontrol) uygulamaları için girdi sağlar. Ortalama değerler kontrol diyagramına aktarılarak prosesin zaman içindeki davranışı izlenir. Saat 14:00'teki hafif yükselme eğilimi, takip edilmesi gereken bir sinyal olabilir.
Kontrol Çizelgesi ile Diğer Araçların İlişkisi
Kontrol çizelgesi tek başına bir sonuç üretmez. Onun gerçek gücü, diğer kalite araçlarına veri beslemesindedir. Bu ilişkiyi anlamak, kalite yönetim sisteminin bütününü kavramak demektir.
Kontrol Çizelgesinden Pareto Analizine
Hata türü kayıt çizelgesinde toplanan frekans verileri, doğrudan Pareto diyagramına aktarılır. Hangi hata türlerinin en sık olduğu ve toplamın yüzde kaçını oluşturduğu görselleştirilir. Bu sayede "hepsini aynı anda çözmeye çalışmak" yerine "en büyük etkiye sahip olanlara odaklanmak" mümkün olur.
Kontrol Çizelgesinden Histograma
Frekans dağılım çizelgesindeki ölçüm verileri, histograma dönüştürülür. Dağılım şekli, merkezilik, yayılım ve spesifikasyon limitleriyle ilişki histogram üzerinde analiz edilir. Kontrol çizelgesi veriyi toplar, histogram onu görselleştirir.
Kontrol Çizelgesinden Kontrol Diyagramına
Zaman serisi formatında toplanan veriler (günlük, saatlik, vardiya bazlı ölçümler), kontrol diyagramlarına aktarılır. Kontrol diyagramı, prosesin zaman içinde kararlı olup olmadığını gösterir. Kontrol çizelgesi, bu diyagramın veri kaynağı olarak işlev görür.
Kontrol Çizelgesinden Balık Kılçığı Diyagramına
Kontrol çizelgesinde tespit edilen yoğun hata türleri, balık kılçığı diyagramı ile kök neden analizine tabi tutulur. "En çok çapak hatası oluşuyor" tespiti kontrol çizelgesinden gelir; "çapak hatasının kök nedenleri nelerdir" sorusu ise balık kılçığı diyagramıyla cevaplanır.
Size Uygun Eğitimi Bulun
Bireysel mi yoksa kurumsal mı eğitim arıyorsunuz?
7 Temel Kalite Aracı İçindeki Yeri
Kaoru Ishikawa tarafından tanımlanan 7 temel kalite aracı, kalite problemlerinin yüzde 95'inin bu araçlarla çözülebileceği önermesiyle sunulmuştur. Kontrol çizelgesi bu araçlar arasında özel bir konuma sahiptir: diğer tüm araçların ihtiyaç duyduğu veriyi toplama görevini üstlenir.
7 temel kalite aracı şunlardır:
- Kontrol Çizelgesi (Check Sheet) -- Veri toplama
- Pareto Diyagramı -- Önceliklendirme
- Histogram -- Dağılım analizi
- Kontrol Diyagramı -- Proses izleme
- Balık Kılçığı Diyagramı -- Kök neden analizi
- Saçılım Diyagramı -- Değişkenler arası ilişki
- Katmanlama (Stratification) -- Veri sınıflandırma
Dikkat ederseniz, kontrol çizelgesi listenin başındadır. Bunun sebebi mantıksal sıralamadır: önce veri toplayın, sonra analiz edin, sonra kök neden bulun, sonra iyileştirme yapın. Kontrol çizelgesi olmadan diğer araçlar boş bir zemin üzerinde çalışır.
Dijital Kontrol Çizelgeleri
Geleneksel kağıt bazlı kontrol çizelgeleri hala birçok işletmede kullanılmaktadır ve belirli koşullarda gayet etkilidir. Ancak dijital dönüşüm süreciyle birlikte, kontrol çizelgelerinin dijital formatlara taşınması önemli avantajlar sunmaktadır.
Dijital Çizelgelerin Avantajları
- Anlık veri aktarımı: Saha personeli formu doldurur doldurmaz veriler merkezi sisteme iletilir. Kağıt formda ise verinin sisteme girilmesi için ek bir adım gerekir ve bu adımda hatalar oluşabilir.
- Otomatik hesaplama: Toplamlar, yüzdelikler ve ortalamalar otomatik hesaplanır. Manuel hesaplama hatası riski ortadan kalkar.
- Görselleştirme: Toplanan veriler anında grafiklere dönüştürülebilir. Pareto diyagramı, histogram veya trend grafiği tek tuşla oluşturulur.
- Erişim kolaylığı: Yönetim, veri toplama sürerken bile sonuçlara erişebilir. Kararlar daha hızlı alınır.
- Arşivleme: Dijital kayıtlar kaybolmaz, yıpranmaz ve aranabilir. Denetim sırasında geçmiş kayıtlara saniyeler içinde ulaşılır.
Dijital Çizelge Araçları
Dijital kontrol çizelgeleri için özel kalite yönetim yazılımları, tablet bazlı saha uygulamaları veya basit bir Excel/Google Sheets şablonu bile kullanılabilir. Önemli olan, aracın karmaşıklığı değil, kullanıcının sahada rahatça kullanabilmesidir. En pahalı yazılım bile sahada kullanılmıyorsa bir kağıt formdan daha az değer üretir.
Geçiş Sürecinde Dikkat Edilecekler
Dijitale geçiş sırasında mevcut kağıt formlarınızı birebir kopyalamak yerine, süreci yeniden değerlendirin. Kağıt formda anlamlı olan bazı alanlar dijitalde gereksiz olabilir; dijitalde mümkün olan bazı özellikler (açılır listeler, otomatik tarih/saat damgası, fotoğraf ekleme) ise kağıda taşınamaz. Geçişi bir iyileştirme fırsatı olarak değerlendirin.
Sık Yapılan Hatalar
Kontrol çizelgesi basit bir araç gibi görünür, ama uygulamada sık yapılan hatalar çizelgenin etkinliğini ciddi şekilde düşürür. İşte kaçınmanız gereken tuzaklar:
1. Amacı Belirlenmeden Form Tasarlamak
"Her şeyi kaydedelim" yaklaşımı, kullanılmayan verilerin birikmesine ve form doldurma motivasyonunun düşmesine yol açar. Önce "bu veriyle ne yapacağız?" sorusuna net bir cevap verin, sonra formu tasarlayın.
2. Çizelgeyi Çok Karmaşık Tutmak
Onlarca satır, düzinelerce sütun, küçük yazılar, karmaşık kodlar... Saha personeli bu formu kullanmak istemez. Kontrol çizelgesi sahada, üretim ortamında, çoğu zaman eldiven giyilmiş ellerle doldurulur. Basitlik esastır.
3. Kategorileri Net Tanımlamamak
"Yüzey hatası" ne demek? Çizik mi, leke mi, çukur mu? Eğer kategoriler net tanımlanmamışsa, farklı kişiler aynı hatayı farklı kategorilere kaydeder. Sonuçta veri tutarsız olur ve analiz yanlış sonuç verir. Her kategori için açık bir tanım ve mümkünse görsel referans sağlayın.
4. Toplanan Veriyi Analiz Etmemek
Çizelgeler doldurulur, dosyalanır ve bir daha açılmaz. Bu durumda kontrol çizelgesi bir veri toplama aracı olmaktan çıkar, bir bürokrasi unsuru haline gelir. Toplanan veri düzenli aralıklarla analiz edilmeli ve sonuçlara göre aksiyon alınmalıdır.
5. Pilot Uygulama Yapmamak
Çizelgeyi tasarlayıp doğrudan sahaya vermek, genellikle sorunlu başlangıçlara yol açar. Bir-iki günlük pilot uygulama, formun pratikte işleyip işlemediğini test etmenizi sağlar. Pilot sonrası yapılan küçük revizyonlar, aylar süren veri kalitesi sorunlarını önler.
6. Geri Bildirim Almamak
Çizelgeyi dolduranlar saha personelidir. Onların görüşlerini almadan tasarlanan formlar genellikle "masa başı mühendis çizelgesi" olarak kalır. Kullanıcılara "Bu formu doldurmak kolay mı? Eksik veya gereksiz bir alan var mı?" diye sormak, çizelgenin kalitesini dramatik biçimde artırır.
İlgili Konular
Kontrol çizelgesi, kalite yönetiminin daha geniş ekosisteminin başlangıç noktasıdır. Konuyu derinleştirmek ve diğer kalite araçlarıyla bağlantı kurmak için aşağıdaki kaynaklara göz atabilirsiniz:
- Pareto Analizi: Kontrol çizelgesiyle toplanan hata verilerini önceliklendirmek için kullanılan 7 temel kalite araçlarından biri.
- Histogram: Frekans dağılım çizelgesindeki verileri görselleştirmek için kullanılan dağılım analiz aracı.
- Kontrol Diyagramı: Zaman serisi verilerini izleyerek proses kararlılığını değerlendiren SPC aracı.
- SPC - İstatistiksel Proses Kontrol: Kontrol çizelgesi ve kontrol diyagramının birlikte kullanıldığı proses izleme sistemleri.
- Balık Kılçığı Diyagramı: Kontrol çizelgesinde tespit edilen problemlerin kök nedenlerini bulmak için kullanılan analiz aracı.
- Kontrol Planı: Kontrol çizelgelerinin hangi süreçlerde ve hangi parametreler için kullanılacağını tanımlayan üst düzey doküman.
Sık Sorulan Sorular
Tam olarak aynı değildir, ama yakın kavramlardır. Checklist (kontrol listesi), yapılması gereken işlerin tamamlanıp tamamlanmadığını doğrulamak için kullanılır -- evet/hayır formatındadır. Kontrol çizelgesi ise daha geniş bir kavramdır ve veri toplama amacı taşır. Hata sayımı, ölçüm kaydı, frekans dağılımı gibi çeşitli formatları kapsar. Checklist, kontrol çizelgesinin alt türlerinden biridir.
İdeal olarak, veriyi üreten veya gözlemleyen kişi doldurmalıdır. Üretim hattında operatör veya kalite teknisyeni, laboratuvarda analist, sahada denetçi. Önemli olan, doldurma işinin olaya en yakın kişide olması ve verilerin gerçek zamanlı kaydedilmesidir. Başkasının anlattığı bilgiyi ikinci bir kişinin kaydetmesi, bilgi kaybı ve hata riski oluşturur.
Amaca göre değişir. Hata türü analizi için genellikle bir ila dört haftalık veri yeterli olabilir. Mevsimsellik veya uzun dönemli trendleri yakalamak için aylarca veri gerekebilir. [SPC](/blog/spc-nedir) uygulamalarında kontrol limitlerinin güvenilir olması için en az 20-25 alt grup (subgroup) verisi önerilir. Yeterli veri miktarı, prosesin doğasına ve analiz amacına bağlı olarak değişir.
Hemen her sektörde kullanılabilir. Otomotiv üretiminde hata kayıt formları, gıda sektöründe hijyen kontrol listeleri, sağlık sektöründe hasta güvenlik kontrolleri, inşaat sektöründe iş güvenliği denetimleri, hizmet sektöründe müşteri şikayet kayıtları -- hepsi kontrol çizelgesinin farklı uygulamalarıdır. Araç evrenseldir; sektöre göre içeriği değişir.
Her ikisinin de avantajları ve dezavantajları vardır. Kağıt form basit, ucuz ve teknoloji gerektirmez -- özellikle temiz odalar, nemli ortamlar veya elektronik cihaz kullanılamayan alanlarda hala tercih edilir. Dijital form ise otomatik hesaplama, anlık veri aktarımı ve kolay arşivleme sağlar. İşletmenizin altyapısı, saha koşulları ve personelin teknoloji yetkinliği bu kararı belirler. Önemli olan formatın kendisi değil, verilerin tutarlı ve güvenilir şekilde toplanmasıdır.
ISO 9001 standardı spesifik olarak "kontrol çizelgesi kullanın" demez. Ancak standart, veri odaklı karar almayı, izleme ve ölçme faaliyetlerini ve kayıt tutmayı gerektirir. Kontrol çizelgesi bu gereklilikleri karşılamanın en pratik yollarından biridir. Dolayısıyla zorunlu değildir ama son derece faydalı ve yaygın bir uygulamadır.
